Notas whistleblowerordning

Vi skal bede dig om at læse nedenstående information omhyggeligt, inden du indsender din indberetning. Du kan finde alle relevante links nederst på siden.

Du kan benytte whistleblowerordningen, hvis du er ansat eller tidligere har været ansat hos Nota eller har været (u)lønnet praktikant, eller hvis du har været i betragtning til en stilling hos Nota, i det omfang indberetningen vedrører oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktlige forhandlinger.

Du kan også benytte ordningen, hvis du er samarbejdspartner (herunder selvstændig erhvervsdrivende og underleverandør) eller ansat hos en samarbejdspartner, som Nota har eller har haft et samarbejde med.

Hvilke forhold er omfattet af whistleblowerordningen?

Ordningen omfatter alvorlige forhold om:

Indberetninger om overtrædelser af EU-retten (se afgrænsning nedenfor i linket til vejledning til whistleblowere).
Strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el. lign.
Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane.
Seksuel chikane, f.eks. enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.
Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Whistleblowerenheden hos Nota, der er forankret i HR, foretager i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold.

Du kan ikke via denne whistleblowerordning indberette forhold om klassificerede oplysninger, der er omfattede af Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt (kaldet "Sikkerhedscirkulæret").

Hvis du er ansat, skal du være opmærksom på, at du ikke kan anvende ordningen til at indberette om øvrige forhold eller om mindre alvorlige forhold. Disse oplysninger skal som udgangspunkt håndteres via f.eks. nærmeste leder, HR eller din tillidsrepræsentant. Oplysninger om øvrige forhold kan eksempelvis være:

oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv. og
oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Falder din indberetning uden for ordningen, vil den blive behandlet som en almindelig henvendelse hos Nota

Du bør altid have konkret viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold, inden du benytter dig af whistleblowerordningen.

Om anonymitet og fortrolighed

Notas whistleblowerordning giver mulighed for anonymt at indsende oplysninger om kritisable forhold til en betroet whistleblowerenhed, som kan undersøge forholdene nærmere.

Via whistleblowersystemet kan du desuden have en opfølgende dialog med whistleblowerenheden. Denne dialog er ligeledes anonym.

Notas whistleblowerenhed er forankret i HR, og kun sagsbehandlere fra whistleblowerenheden kan tilgå din indberetning.

Hvis du sender oplysninger til whistleblowerordningen fra en computer, der er på Notas netværk, eller via linket til den digitale whistleblowerportal på Notas hjemmeside, vil dette kunne blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på Notas netværk. Dette kan undgås ved at taste web-adressen: https://kum-nota.sit-wb.dk direkte i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet Notas netværk.

Hvis du ikke ønsker at indberette direkte til Nota, eller hvis du er i tvivl, om din indberetning behandles objektivt af vores whistleblowerenhed, kan du alternativt foretage din indberetning til Datatilsynet, der forestår en ekstern og uafhængig whistleblowerordning.

Sagsbehandling og kommunikation

Din henvendelse behandles fortroligt og besvares hurtigst muligt af vores whistleblowerenhed.

Når du har indsendt din indberetning, får du en kvittering på, at din henvendelse er modtaget. På kvitteringen er der angivet en 16-cifret nøglekode. Du kan bruge koden til at tilgå whistleblowerportalen, hvor du f.eks. kan tilføje yderligere information til din indberetning, ligesom du kan kommunikere med Notas whistleblowerenhed og modtage orientering om behandlingen af din indberetning.

Whistleblowerenheden kan også kontakte dig via whistleblowerportalen, hvis den f.eks. har opfølgende spørgsmål til brug for behandlingen af indberetningen. Whistleblowerenheden kommunikerer kun med dig via den digitale whistleblowerportal.

Den kommunikation, der foregår på whistleblowerportalen mellem whistleblowerenheden og dig, er anonym, medmindre du selv oplyser din identitet eller kontaktoplysninger.

Da du som anonym anmelder ikke får direkte besked om evt. nyt i din sag, er det vigtigt, at du løbende logger dig ind med den 16-cifrede nøglekode og følger sagens udvikling, herunder svarer på eventuelle spørgsmål fra whistleblowerenheden på whistleblowerportalen, idet det kan have betydning for whistleblowerenhedens muligheder for at behandle din indberetning. Det er derudover vigtigt, at du opbevarer nøglekoden sikkert, da den af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan genskabes.

Hvis du mister din kode, kan du ikke tilgå indberetningen på whistleblowerportalen og whistleblowerenheden mister muligheden for at kommunikere med dig.

Juridisk beskyttelse mod repressalier

Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier via lov om beskyttelse af whistleblowere. Du vil således ikke kunne blive mødt med repressalier, hvis du har afgivet en indberetning i god tro.

Beskyttelse af dine persondata

I forbindelse med at vi behandler dine oplysninger, giver databeskyttelsesforordningen dig en række rettigheder. Du har f.eks. ret til at bede om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig. I visse tilfælde har du også ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at whistleblowerenheden begrænser behandlingen af dine oplysninger.

Det er en forudsætning, at du oplyser og bekræfter din identitet, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Kun i disse tilfælde kan whistleblowerenheden finde dine oplysninger og være sikker på, at oplysningerne sendes til den korrekte modtager.

Vi skal efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 give dig en række oplysninger, når vi modtager persondata om dig.

Nota er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Kontaktoplysninger på Notas databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Hvem har adgang til dine oplysninger, og hvem videregiver vi oplysningerne til?
Hvor længe opbevares dine personoplysninger
Dine rettigheder som registreret

Du kan finde nærmere information om ovennævnte oplysninger i Notas privatlivspolitik.

Du åbner Notas whistleblowerportal på dette link:

Om Nota menu